Što su multifunkcijski uređaji i zašto ih trebate u uredu

Multifunkcijski uređaji objedinjavanjem ispisa, skeniranja, kopiranja i slanja dokumenata smanjuju broj odvojenih jedinica u uredu. Takvi sustavi, često nazvani MFP-ovi, dolaze s upravljanjem zadacima, obrnutim automatskim ulaganjem, OCR‑om i povezivanjem s oblakom. Uz moderne tehnologije, kroz jedan kompaktan stroj dobivate kontrolu ispisa i skeniranja, dijeljenje u mreži te napredno rutiranje datoteka. Time se postiže veća produktivnost timova bez dodatnih troškova prostora i službenog IT opterećenja.

Ključne prednosti za uredske timove

• Ušteda prostora: zamjenom tri ili četiri odvojena uređaja jednim multifunkcijskim rješenjem oslobađa se kvadratura otvorenog ureda i soba za sastanke. Manje je kablova, a protok ljudi kroz hodnike i radne zone postaje jednostavniji.
• Kontrola troškova ispisa: centralizacijom ispisa dobivate pregled ispisa po odjelima, korisnicima i projektima, uz praćenje potrošnje tonera ili tinte.
• Brže radne rutine: skeniranje s automatskim slanjem u mape, DMS ili e‑mail značajno skraćuje ciklus obrade dokumenata, pa timovima ostaje više vremena za ključne zadatke.
• Profesionalna kvaliteta: stabilnost boja, oštrina teksta i dosljednost ispisa podižu prezentacijske materijale i interne izvještaje.
• Sigurnije okruženje: autentikacija korisnika karticama ili PIN‑om te šifriranje podataka podižu razinu sigurnosti i usklađenosti sa standardima.

Kako odabrati pravu kombinaciju modela

Odabir odgovarajućeg modela treba krenuti od volumena ispisa, vrste dokumenata i raspoloživog budžeta:

• Kapacitet i brzina: provjerite mjesečni opterećaj (duty cycle) te stranica u minuti, da bi uređaji nesmetano pratili potrebe tima.
• Format i završna obrada: ako su vam bitni A3 ispisi, klamanje ili probijanje rupa, birajte modele s odgovarajućim modulima.
• Boja ili mono: marketinški i prodajni odjeli često trebaju boju, dok je za računovodstvo monokromatsko rješenje isplativije.
• Povezivost i softver: podrška za mobilni ispis, skeniranje u oblak i integracije s DMS/ERP sustavima olakšat će upravljanje dokumentima.
• Servis i potrošni materijal: dostupnost tonera/tinte, rezača, valjaka i brza podrška presudni su za minimalne zastoje.

Primjerice, HP-ovi modeli poznati su po širokoj paleti dodataka i poslovnim sigurnosnim paketima, dok se Epsonovi inkjet sustavi ističu manjom potrošnjom energije i brzim prvim ispisom na hladnoj tehnologiji isparavanja tinte. U oba slučaja, pravi omjer cijene i performansi određuje se prema stvarnim obrascima korištenja vašeg tima.

Sigurnost i usklađenost bez kompromisa

U kontekstu zaštite dokumenata, naglasak je na višeslojnoj sigurnosti:

• Autentikacija i prava pristupa: kartice, SSO ili PIN sprječavaju neovlašteno preuzimanje ispisa.
• Šifriranje i brisanje: podaci u tranzitu i na disku zaštićeni su šifriranjem, a automatsko brisanje privremenih datoteka smanjuje rizike.
• Evidencije i revizija: dnevnički zapisi olakšavaju praćenje ispisa i skeniranja radi usklađenosti s regulatornim okvirima.
• Ažuriranja: redoviti firmver i politike zakrpa održavaju razinu sigurnosti tijekom životnog ciklusa uređaja.

Sustavno upravljanjem sigurnošću postižete usklađenost bez usporavanja svakodnevnih procesa.

Integracije, mobilni ispis i automatizacija

Moderni sustavi omogućuju:

• Mobilni pristup: ispisom s telefona ili tableta uz autentikaciju na samom zaslonu.
• Integracije s DMS/ERP‑om: automatsko slanje skenova u zadane mape, knjiženje ili tijekove odobravanja.
• Pametne radnje: predlošci i gumbi za česte procese (npr. “Skeniraj u računovodstvo”) smanjuju broj koraka korisnika.
• API i dodatne tehnologije: proširenja za automatizaciju arhiviranja, OCR i klasifikaciju dokumenata.

Takvim tehnologijama ubrzavate protok informacija i smanjujete mogućnost pogreške.

Troškovna optimizacija

Ukupan trošak vlasništva obuhvaća nabavu, potrošne materijale, energiju i servis. Uštede se postižu:

• Pravilnim dimenzioniranjem modela prema volumenu ispisa, kako biste izbjegli podkapacitirane ili predimenzionirane jedinice.
• Konsolidacijom na manje, ali sposobnije multifunkcijskih uređaja, čime se smanjuju troškovi prostora i energije.
• Ugovorima o isporuci potrošnog materijala i održavanju, koji drže cijenu po stranici pod kontrolom.
• Upravljanjem ispisima putem politika (npr. obavezni obostrani ispisi) radi dodatnih prednosti na razini budžeta.

HP i Epson u praksi: što odabrati

• HP-a ćete birati kada trebate široku korporativnu paletu s naprednim upravljanjem, robusnim modulima završne obrade i bogatim opcijama integracije. HP-om je jednostavno standardizirati flotu kroz veće urede i više lokacija.
• Epsona ćete preferirati kada su vam prioritet niža potrošnja energije, brzi start ispisa bez zagrijavanja i smanjen utjecaj na okoliš. Epsonovi inkjet modeli često nude povoljnu cijenu po stranici, osobito u boji.

U praksi se mješovite flote (HP-ovi i Epsonovi sustavi zajedno) pokazuju odličnima: centralni multifunkcijskim uređajem veće snage i satelitskim jedinicama za specifične odjele postiže se optimalan omjer brzine i troška.